Prodajni predstavniki, ki tržijo kompleksne in po meri narejene izdelke v medorganizacijskem okolju, se soočajo z zelo zamudno pripravo ponudb ter sprejemanjem in vnašanjem naročil kupcev. 

Naše izkušnje kažejo, da prodajni predstavniki za pripravo kompleksne ponudbe potrebujejo od 2 uri pa tudi do 7 ur. V najbolj bizarnem primeru priprave ponudb, s katerim smo se srečali v panogi za gradbene stroje, proces priprave ponudbe vzame od tri do šest mesecev. Seveda je treba vedeti, da gre pri gradbenih strojih za milijone različnih kombinacij in je vrednost posla običajno višja od milijona evrov. 

Podjetja, ki tržijo kompleksne izdelke, običajno veliko pozornosti namenjajo proizvodnemu delu in procesom. Podjetja pogosto pozabljajo pa na procese, s katerimi se srečujejo njihove stranke, zato je izkušnja nakupa prepogosto slaba.

Težave podjetij, ki proizvajajo kompleksne in po meri narejene izdelke

Podjetja, ki proizvajajo in tržijo kompleksne in po meri narejene izdelke na medorganizacijskem trgu, se običajno poslužujejo posredne tržne poti, kar pomeni, da v svojo tržno pot vključijo tudi distributerje. Slednji podjetjem pošiljajo veliko nestrukturiranih naročil prek najrazličnejših kanalov: e-pošta, telefon in ne boste verjeli, nekateri uporabljajo tudi faks. 

Naša izkušnja z izjemno uspešnim slovenskim podjetjem, ki deluje v panogi industrijskih in strojnih komponent, je, da imajo v svoji prodaji zaposlenih kar 15 prodajnih referentov. Njihova primarna in skorajda edina naloga je, da sprejemajo naročila distributerjev prek najrazličnejših kanalov in jih vnašajo v sistem ERP.

Referenti morajo do potankosti poznati celotno poslovno logiko izdelkov in ponudbo podjetja, da lahko naredijo pravo ponudbo ali ustvarijo naročilo. Možnosti za posamezen izdelek je mnogo, zato nov prodajni referent lahko potrebuje tudi do 24 mesecev, da osvoji celotno poslovno logiko prodaje izdelkov podjetja. Novega prodajnega referenta usposablja sodelavec v prodaji, zato lahko rečemo, da je proces uvajanja zelo dolgotrajen in drag. 

Zaradi odsotnosti enotnega orodja za naročanje, ki bi vsebovalo celotno poslovno logiko izdelkov, se pojavlja tudi zmeda pri standardnih in nestandardnih kosovnicah in identih.

Pojavljajo se različne kosovnice pod različnimi šiframi ali pa identične kosovnice pod različnimi šiframi, kar povzroča zmedo v proizvodnji in neučinkovito načrtovanje proizvodnje. Za veliko večino izdelkov tudi ni smiselno vnaprej pripravljati vseh variant kosovnic, saj je možnosti naročanja res ogromno.

Težave v prodaji znižujejo produktivnost prodajne ekipe

Nekatera podjetja zaposlujejo veliko število prodajnih referentov, ki svoj celotni delavnik sprejemajo naročila distributerjev in jih vnašajo v sistem ERP. Prodajni oddelki preveč časa posvečajo prodajni administraciji, ki neposredno ne prinaša vrednosti podjetju, je pa nujna za njegov obstoj. Velikokrat se zanemarjata osebni stik s kupci in iskanje novih kupcev, kar pomembno vpliva na prodajni izid in dobičkonosnost. Vnašanje naročil v sistem ERP je pogosto ozko grlo v prodaji, zato morajo podjetja ta problem čim hitreje nasloviti z ustrezno rešitvijo. 

Premalo podjetij se zaveda, da se prodajno administracijo lahko odpravi tudi iz prodajnih oddelkov podjetij, ki tržijo kompleksne in po meri narejene izdelke. Podjetja, ki prodajajo »izdelke s police«, so na dobri poti k avtomatizaciji prodaje, vendar avtomatiziran prodajni proces oziroma proces naročanja prinaša veliko večji prihranek prav podjetjem s kompleksnimi izdelki. 

Prodajni predstavniki se namreč zaradi obilice administrativnih nalog nimajo časa posvečati zaključevanju poslov in osebnemu stiku s strankami, ki je po raziskavi avtorjev Restuccia in Legoux (2019) eden najpomembnejših načinov vzdrževanja odnosa na medorganizacijskem trgu. Prodajni predstavniki tako večino svojega delavnika posvečajo nalogam, ki neposredno ne dodajajo vrednosti podjetju in bi jih zlahka nadomestila napredna orodja za avtomatizacijo prodaje in orodja CPQ (configure – price – quote).

Kaj je orodje CPQ?

CPQ je kratica za angleške besede configure – price – quote. V slovenskem jeziku uraden izraz za orodje CPQ še ne obstaja, trojico besed pa bi lahko prevedli kot konfiguracija – cena – ponudba.

Programsko orodje CPQ je primarno namenjeno prodajnim oddelkom podjetij, ki tržijo kompleksne izdelke, industrijske komponente in polizdelke. Osnovna funkcionalnost orodja je ta, da se na podlagi poslovne logike, ki jo sistem pozna, določijo lastnosti, opcije izdelka in končna cena, ki se nato avtomatsko oblikujejo v končno ponudbo ali v oddajo naročila.

Kljub obstoju naprednih orodij CPQ, je po naših izkušnjah v prodaji še vedno najpomembnejše orodje Excel, ki nikakor ni primerno za podjetja, ki stremijo k avtomatizaciji, digitalizaciji in agilnosti. Pomembno prodajno orodje je tudi ERP, ki je zelo uporabno orodje za povezovanje vseh funkcij v podjetju, nikakor pa ne izpolnjuje vseh potreb v prodajnem procesu, saj običajno orodja ERP ne nudijo vertikalnega povezovanja in poslovnih pravil naročanja.

CPQ prodajni sistem je namenjen proizvodnim podjetjem

CPQ prodajni sistem je namenjen proizvodnim podjetjem z obsežnim katalogom konfigurabilnih ali nestandardiziranih izdelkov. 

CPQ prodajni sistem temelji na naprednem katalogu, ki vsebuje celotno poslovno logiko izdelka, strukturo, relacije in pravila naročanja. V katalogu sta določeni tudi cenovna politika in politika popustov, zato se prodajnim referentom ni treba zanašati na lasten spomin, zabeležke ali kompleksne Excelove tabele za izračune. 

CPQ prodajni sistem samodejno zgradi sistem za izdelavo ponudb in naročil za vaše izdelke, ki natančno sledi poslovni logiki. Na ta način prodajni referenti veliko hitreje pripravijo ponudbo ali naročilo, sistem pa lahko ponudijo tudi strankam, ki tako samostojno oddajajo naročila, in se znebijo odvečne komunikacije preko elektronske pošte, telefona in faksa. CPQ prodajni sistem je integriran s sistemi ERP in CRM, kar nudi popolno preglednost in nadzor nad prodajnim procesom. 

Razlika med CPQ prodajnim sistemom za B2C in B2B

Rešitve CPQ se delno razlikujejo v tem, ali podjetja, ki jih uporabljajo, poslujejo na B2B ali B2C trgu. Orodja CPQ, ki so namenjena področju B2C, prav tako vsebujejo napredni katalog izdelkov, vendar končni kupci uporabljajo uporabniku prijazen vmesnik, ki ga imenujemo spletni konfigurator.

Spletni konfigurator je orodje, ki se uporablja za nakup kompleksnih izdelkov, kot so okna, garažna vrata, pergole, bazeni itd., ki pred prodajo zahtevajo personalizacijo. To pomeni, da je vsak izdelek natančno prilagojen željam in potrebam kupca, ki si lahko sam poljubno izbere lastnosti, kot so dimenzija, barva, oblika, tehnične lastnosti, material in podobno. Spletni konfigurator uporabniku omogoča, da sam razišče celotno ponudbo prodajalca in se odloči za optimalen izbor lastnosti, ki mu ustrezajo.

Nekateri spletni konfiguratorji omogočajo tudi izračun cene izdelkov v realnem času. Ko torej izdelku spreminjamo ali dodajamo lastnosti, se hkrati spreminja tudi njegova cena. Uporabnik tako skozi celoten proces prilagajanja izdelka spremlja, kako njegov izbor vpliva na končno ceno. Nekateri konfiguratorji omogočajo tudi 2D ali 3D izris, s katerim si lažje predstavljamo izdelek, ki ga kupujemo.

Prednosti uporabe orodja CPQ prodajni sistem

1. Enoten sistem za pridobivanje naročil

Medorganizacijski kupci imajo običajno ustaljene partnerske mreže, prek katerih naročajo, hkrati pa natančno vedo, kakšne izdelke si želijo. V preteklosti so nabavniki v podjetjih svoja naročila oddajali preko e-pošte, telefonskega klica ali celo faksa. Danes napredna tehnologija omogoča, da naročila oddajajo skozi CPQ prodajni sistem. Pri tem ne prihaja do nepotrebnih človeških napak in odvečne komunikacije s prodajnimi referenti. 

2. Avtomatiziran proces priprave ponudb in naročanja

Ena najpomembnejših pridobitev za podjetje po uvedbi CPQ prodajnega sistema je avtomatiziran proces priprave ponudb in naročanja. To razbremeni prodajo in prodajne referente, ki lahko prihranijo tudi do 70 % časa v prodajni administraciji in čas usmerijo v osebni stik s strankami in zaključevanje poslov. Poslovna logika je vgrajena v sistem, zato je vključevanje novih sodelavcev v prodajo enostavno in hitro.

3. CPQ prodajni sistem uporabljajo prodajna ekipa, partnerji in končni kupci

CPQ prodajni sistem ima prednosti tudi za B2B kupce in partnerje, saj lahko dostopajo do orodja za naročanje in sami pravilno naročajo ter naročilo spremljajo skozi celoten proces dobave. Na naročilu so dostopni dokumenti iz sistema ERP in drugih sistemov – potrditev, račun, dobavnica, dokumentacija ipd. Na ta način se izognejo nepotrebni komunikaciji s prodajnimi oddelki podjetja.

4. Povezljivost prodaje in proizvodnje

Po oddaji naročila se v sistemu avtomatsko ustvari kosovnica naročenih izdelkov, tudi dinamičnih, ki se nato skozi standardne procese podjetja prenese v proizvodnjo. Za veliko večino kompleksnih izdelkov ni smiselno vnaprej pripravljati vseh variant kosovnic, saj je možnosti naročanja res ogromno. Orodje CPQ v tem delu poskrbi za urejen in pravilen tok prehajanja informacij, saj lahko še neobstoječe kosovnice naročenih izdelkov samodejno ustvari v sistemu ERP. Ko pride do naročila take kombinacije, pa lahko podjetje na podlagi tega normalno vodi svoj proizvodni proces, razpisuje delovne naloge in planira proizvodnjo. 

Zaključek

Orodja CPQ postajajo nepogrešljiva v prodajnih oddelkih podjetij, ki proizvajajo in tržijo kompleksne in po meri narejene izdelke. Odlično se povezujejo z orodji CRM in ERP, kar omogoča 360-stopinjski pogled nad celotnim delovanjem podjetja. 

Orodje CPQ prodajni sistem prinaša mnogo prednosti, predvsem vpliva na učinkovitost prodajnih oddelkov. Z implementacijo CPQ prodajnega sistema podjetje pridobi enoten sistem za pridobivanje naročil, ki hkrati avtomatizira proces priprave ponudb in naročanja. Prodajni predstavniki prihranijo čas pri pripravi ponudb, saj si ponudbe preko CPQ prodajnega sistema oblikujejo kupci sami. Prodajni predstavniki pridobijo dragocen čas, ki ga namenijo pridobivanju novih kupcev in zaključevanju poslov.